A ciência da perfeita lista de tarefas

Há uma satisfação especial que vem com a verificação da última coisa fora de uma longa lista de tarefas. A ciência diz: quanto mais progresso você fizer em relação aos seus objetivos, melhor você se sentirá. Uma lista, por mais básica que seja, pode ser a chave para alcançar o que você quer - e tem - para fazer, diz Linda Rothschild, uma organizadora profissional em Nova York. E isso pode significar a diferença entre sucesso e fracasso.

“Estamos levando tanta informação que não queremos esquecer. Apenas tirar tudo da cabeça e no papel faz você respirar um pouco mais fácil ”.

"Há pessoas com cérebros tão afiados que não precisam fazer uma lista para lembrar as coisas", diz ela. E depois há o resto de nós. “Não há como lembrar de tudo no meu cérebro de ervilha. De jeito nenhum eu poderia funcionar sem listas. ”Mas uma lista não é uma varinha mágica. Esse envelope amassado coberto com seu arranhão de frango apressado na parte inferior da sua bolsa provavelmente não tornará suas metas uma realidade - e nem um aplicativo sofisticado, se não for o aplicativo certo para você. Aqui está o que você precisa saber para se tornar um criador de lista de especialistas, lista de usuários e list-checker-offer.Uma lista infinitamente longa não funcionará, bem como várias listas mais curtas, de fácil digestão, construídas em torno de um tema unificador. O mesmo vale para a tarefa em mãos. “Estabeleça o grande objetivo e depois siga os passos para chegar lá”, aconselha Roy Baumeister, psicólogo da Universidade Estadual da Flórida e coautor de “Força de Vontade: Redescobrindo a Maior Força Humana”. “Dê os primeiros passos o mais específico possível, então você sabe exatamente o que fazer e quando e onde fazer. ”

Comece com um despejo cerebral. Para começar, Rothschild recomenda sentar-se diante de um documento em branco no seu computador e tirar tudo de uma só vez. Tire o fardo do seu cérebro e coloque-o na página. “Estamos levando tanta informação que não queremos esquecer. Apenas tirar tudo da cabeça e no papel faz com que você respire um pouco mais facilmente. ”Às vezes, você chega a uma tarefa real, diz ela, às vezes apenas um pensamento; deixe seu fluxo de consciência fluir.

Em seguida, divida-o. Depois de ter tudo para baixo, divida-o em listas menores, como se estivesse organizando seu armário. Sapatos vão aqui, vestidos aqui, blusas ali. Sua lista mestre se torna uma lista de tarefas pessoais, uma lista de chamadas e compromissos a serem feitos, uma lista de compras e uma lista de recados a fazer enquanto estiver no centro da cidade. Casar? Você terá sua lista de casamento. Tem três filhos? Cada um deles pode precisar de uma lista própria. Grande projeto no trabalho? Liste cada etapa no processo.

Existem diferentes tipos de listas. Ao transformar sua lista principal em listas menores, elas podem assumir formas diferentes. Se você precisa ir às compras, você precisa fazer uma lista de mantimentos, obviamente. Se você tiver que ligar para seu médico para os resultados dos testes na segunda-feira, pegar a limpeza a seco na terça-feira e comprar uma garrafa de vinho para o jantar na sexta-feira, convém distribuí-la em um layout de calendário. Ao longo do caminho, você pode ter um monte de coisas aleatórias que você tem que fazer antes do fim de semana, mas não em qualquer dia em particular. Aqueles devem ir em uma lista semanal.

E existem diferentes tipos de criadores de listas. Alguns de nós são pessoas de papel. Alguns de nós são fanáticos por aplicativos (veja nossos aplicativos de listas de tarefas favoritas aqui). Alguns de nós amam um bom post-it. Você tem que fazer o que funciona para você, o que geralmente significa que os modelos de listas digitais ou pré-impressas não vão se misturar ao seu estilo. Rothschild gosta de listas em um documento básico do Word. Marque como quiser. “Todo mundo pensa diferente e algumas pessoas gostam de cores e algumas gostam de estrelas e outras gostam de ver as coisas riscadas ou verificadas”, ela continua. "E eu, eu só gosto de ver isso acabar."

Uma lista é um documento vivo. As coisas mudam. Prioridades se reorganizam. Novas necessidades surgem e as antigas se tornam obsoletas. Uma lista precisa ser flexível e fácil de atualizar. Isso é um grande benefício para manter listas no seu computador. É muito mais fácil excluir do que apagar, copiar e colar do que reescrever. (Se você quiser ter uma lista de papel, apenas imprima uma.)

Mantenha tudo junto. "Tente não escrever coisas em 100 lugares diferentes", insiste Rothschild. Se estiver fora de casa e pensar em algo que você precisa lembrar, envie um e-mail para você mesmo. No final do dia, adicione suas ideias por e-mail à sua lista principal.

Listas levam disciplina. Uma lista não é apenas uma lista; é um hábito Você tem que lembrar de fazê-lo, atualizá-lo, classificá-lo e, acima de tudo, usá-lo. Uma lista que você nunca vê é a pior lista de todas. Faça da sua lista uma parte da sua rotina diária. Os madrugadores organizam a lista de tarefas do dia logo pela manhã. Corujas da noite, faça na noite anterior. Abra-o quando você começar o dia e agende um “meio-dia”, onde você avalia seu progresso, verifica o que sobrou e garante que não está perdendo nada.